Da der i nogle (heldigvis få) tilfælde har været tekniske problemer med identifikation af kontingentindbetalinger, har vi besluttet at oprette et egentligt medlemskartotek i forbindelse med kontingentbetaling. Det betyder også, at vi fremover vil kunne kommunikere bedre med medlemmerne via mail.

Indsamling og opbevaring af data

Ved oprettelse af medlemsskab udbeder vi os følgende oplysninger:

• navn (til identifikation af medlemmet)
• adresse (ligeledes til identifikation af medlemmet)
• telefonnummer (anvendes alene, hvis e-mail ikke fungerer)
• e-mail (til påmindelse om udløb af medlemskab)

Senere kan der under profiloplysninger tilføjes

• e-mail(s) (til nyhedsbreve - nyhedsbreve kan afmeldes)

Hjemmesiden er udstyret med certifikat, så den information, du angiver i tilmeldingsformularen, sendes sikkert til foreningens medlemsdatabase.

Oplysningerne opbevares herefter i foreningens medlemsdatabase, som foreningens medlemsadministrator og foreningens formand og kasserer har adgang til. Biografens personale har ligeledes adgang til medlemsoplysninger for at kunne udlevere fribilletter og give rabat ved omfattede særarrangementer.

Oplysninger opbevares så længe et medlem er aktivt (har betalt kontingent for mindre end et år siden). Da ikke alle medlemmer er lige opmærksomme på at forny deres medlemskab, vil oplysningerne desuden blive opbevaret i to år efter udløb af medlemskab, så medlemskabet kan genetableres på samme medlemsnummer i en periode efter udløb.

Ved anvendelse af venneforeningens Medlemsportal (administreret af Foreningsadministrator) gemmes cookies til at føre statistik og huske indtastede informationer - fx hvorvidt du er logget ind. Ingen cookies kan tilbageføres til det enkelte medlem.

Desuden opbevares indbetalingsoplysninger til foreningens regnskab i fem år iht. Bogføringsloven.

• navn på indbetaler
• afsenderkonto
• indbetalt beløb
• betalingsbemærkning/tekst til modtager (indeholder medlemsnummer) 

Sletning og udlevering af data

Hvis du ønsker, dine oplysninger slettes umiddelbart efter udløb af medlemskab, bedes du kontakte medlemsadministrator (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)

Hvis du ønsker, alle oplysninger foreningen har registreret om dig og dit medlemskab udleveret eller slettet, bedes du kontakte formanden (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.).